Terms and condition of Participation on The Fossils Show “Fossilien Börse”

Build up on Friday: 03.04.2020 from 14:00. 20:00h
Build up on Saturday: 04.04.2020 8:00 a.m. to 10:00h a.m.
Saturday opening hours: 10:00 to 18:00h
Sunday opening hours: 11:00 to 16:00h
Dismantling on Sunday: From 16:00 to 21:00h

We publish our conditions in German language we add below a Translated version. Please note this version is an automatic translation.
A better readabile version is on our Homepage. http://www.fossilien-boerse.de/en/for-exhibitors/terms-of-participation/
Disclaimer : Please note the translation below is not considered for any legal propose. They are by no means to be considered as complete or in the latest revision.
It should provide just a course orientation about the terms of precipitation

Conditions of precipitation on the Fossil Show called “Fossilien Boerse” in the Fildehalle.
In the case of a cancellation of the event after the final confirmation of the performance by force majeure / casus fortuitus, all claims for damages shall be excluded.
There is a ban on smoking inside of the location the event facilities.

At the registration the organizer will try to allocate the desired tables. If this is not possible, the organizer will assign similar tables in the same arrangement.
The exhibition tables are to be marked with an indication / sign from the name and address of the exhibitor.

If the stand fees are paid by 20.2.2020 the organizer will definitively allocate the tables. In the event of a later payment we reserve the right to allocate the tables to different exhibitors or
substitute locations. We are forced to give the place to a exhibitor on the wait list if the table is not paid in time. 
The organization does not charge any deposit or Reservation fees.

Your non-participation, resignation, cancellation must be notified in writing from by 31 December at the latest. 
For later cancellations The organizers try to fill the exhibition space elsewhere.
If this is not possible the stand fees to be paid in full. 
In addition, the organizer reserves the right to a processing fee for cancellations after January 31st 25% of the stand fees, but to raise at
least 50 EUR, although the stand was re-staffed. For later cancellations the stand fees have to be paid. 
If the assigned stand is not occupied by the exhibitor without cancellation, the exhibitor will have to make a donation of 250 EUR to a charitable institution, if a cancellation should have been possible or reasonable. 
Also in this cases are the Stand fees to be payed in full.

For the lighting of the stands we recommend a not more 200 Watts per table to be used. The illuminants / electrification elements used must comply with the national guidelines regarding
safety.
Should an insufficient number of exhibitors register, we reserve the right not to carry out the exchange. In this case, of course, all payments would be fully refunded.
The tables provided shall be carefully treated and covered.
The covers must be fire-retardant and meet the relevant standards.
Any exchange or transfer of the table or even a part thereof without the consent of the organizer is not permitted. All exhibits must be priced in Euro. There must be references to the name
and origin and age of the article. Restorations, reconstructions or colourations are to be announced towards customers.

The Fossilien Börse in Leinfelden – Echterdingen is a pure fossil exchange. Only fossils and, a corresponding subject literature may be offered. Tools for the search of fossils and for the preparation
are possible after consultation with the organizer. To a limited extent, replicas and conchylia are permitted. Here, the organizer reserves the right to discuss this with the provider directly
in special cases. It is assumed that the holders have sufficient liability insurance. 
The exhibitors are responsible for their presentation and inventory, compliance with all regulations and laws is
assumed.

According to a commitment of the application, the stand fee is to be transferred by 20.2.20. By registering for the exchange, the above conditions are accepted by the exhibitor.
If individual provisions of this contract / these conditions are not legally valid in whole or in part or lose their legal effectiveness later, the validity of the contract is not affected. In this case, the
parties undertake, in place of the invalid provision, to agree an effective settlement which comes closest to the economic purpose pursued by the ineffective regulation, taking into account
legal requirements. The same shall apply to the extent that the contract has a gap which is not foreseen by the parties.
Requirements according to the special permission of the town administration of Leinfelden-Echterdingen from 10.2.15: The working hours of workers must not exceed 8 hours. It can be
extended to up to 10 hours only if 8 hours a day is not exceeded within 6 calendar months or 24 weeks. Rest periods must be granted according to the Labor Code. The erection and dismantling
work may not begin before 6:00 am to protect the night rest and should not end after 22:00. (The official set-up and dismantling times will not be affected.) The event is not allowed to
emanate any pollution which leads to nuisances in the neighbourhood

German Version:
Bedingungen für die Fossilien-Börse am 28. und 29. März 2020
in der Filderhalle in Leinfelden – Echterdingen

Ihre Standbestätigug erfolgt formfrei bis zum Jahresende, Ihre Rechnung wird im Januar 2020 erstellt.
Bei Ausfall der Börse nach endgültiger Bestätigung der Durchführung durch höhere Gewalt sind sämtliche Schadenersatzansprüche ausgeschlossen. Es gilt in den gesamten Veranstaltungsräumen ein Rauchverbot.

Bei der Anmeldung wird der Veranstalter versuchen die Wunschtische zuzuteilen. Ist dies nicht möglich wird der Veranstalter ähnliche Tische in gleicher Anordnung zuteilen.

Die Ausstellungstische sind mit einem Hinweis zu versehen aus dem Name und Anschrift des Ausstellers zu entnehmen sind.

Bei Bezahlung der Standgebühren bis zum 20.02.2020 wird der Veranstalter die Tische endgültig zuteilen. Bei späterem Zahlungseingang behalten wir uns vor die Tische anderweitig bzw. Ersatzstandorte zuzuteilen.
Es wird vom Veranstalter keine Kaution oder Anzahlung erhoben.
Ihre Nichtteilnahme, Rücktritt, Annullierung ist bis spätestens zum 31. Dezember schriftlich mitzuteilen. Bei späteren Absagen wird der Veranstalter versuchen den Ausstellungsplatz anderweitig zu besetzen. Sollte dies nicht möglich sein sind die Standgebühren zu entrichten. Darüber hinaus behält sich der Veranstalter das Recht vor bei Absagen nach dem 31. Januar eine Bearbeitungsgebühr von 25% der Standgebühren, jedoch mindestens 50 EUR zu erheben, obwohl der Stand neu besetzt wurde. Bei späteren Absagen sind die Standgebühren zu entrichten.
Sollte der zugeteilte Stand vom Aussteller ohne Absage nicht besetzt werden ist vom Aussteller eine Spende von 250 EUR an eine gemeinnützige Einrichtung zu entrichten, sollte eine Absage möglich oder zumutbar gewesen sein. Auch in diesem Fall sind die Standgebühren zu entrichten. Auch die Standgebühren sind in voller höhe zu entrichten.

Für die Beleuchtung der Stände sollte eine Wattzahl von nicht mehr 200 Watt je Tisch eingesetzt werden. Die verwendeten Leuchtmittel/Elemente müssen den VDE-Richtlinien entsprechen.

Sollte sich eine nicht genügende Anzahl Aussteller anmelden behalten wir uns vor die Börse nicht durchzuführen.
Selbstverständlich würden in diesem Fall alle Zahlungen voll zurück erstattet werden.

Die zur Verfügung gestellten Tische sind schonend zu behandeln und abzudecken. Die Abdeckungen müssen feuerhemmend sein und den entsprechenden Normen genügen.

Ein Platztausch oder eine Weitergabe des Tisches oder auch nur ein Teil desselben ohne Zustimmung durch den Veranstalter ist nicht zulässig.

Alle Exponate müssen mit Preisen versehen werden. Es müssen Hinweise auf Bezeichnung und Herkunft des Artikels vorhanden sein.
Restaurationen, Ergänzungen oder Kolorationen an Fossilien sind anzugeben.
Die Fossilen – Börse in Leinfelden – Echterdingen ist eine reine Fossilien – Börse. Es dürfen nur Fossilien und gegebenenfalls eine entsprechende Fachliteratur angeboten werden. Werkzeug zur Suche von Fossilien und zur Präparation sind nach Absprache mit dem Veranstalter möglich.
Im begrenzten Umfang sind Repliken & Conchylien zulässig. Hier behält sich der Veranstalter vor in besonderen Fällen dies mit dem Anbieter direkt zu besprechen.

Es wird unterstellt, dass die Standinhaber über ausreichende Haftpflichtversicherungen verfügen.
Die Aussteller sind für ihr Angebot selber verantwortlich, die Einhaltung sämtlicher Vorschriften und Gesetzte wird unterstellt.
Nach einer Zusage der Anmeldung ist das Standgeld bis zum 20.02.2020 zu überweisen.
Während der Börse können Bild- und Filmaufnahmen von der Veranstaltung durch den Veranstalter erstellt werden.
Mit der Anmeldung zur Börse sind die vorstehenden Bedingungen vom Aussteller akzeptiert.

Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages / dieser Bedingungen ganz oder teilweise nicht rechtswirksam sein oder ihre Rechtswirksamkeit später verlieren, wird die Gültigkeit des Vertrages im Übrigen nicht berührt. In diesem Fall verpflichten sich die Parteien an Stelle der unwirksamen Regelung eine wirksame Regelung zu vereinbaren, die den mit der unwirksamen Regelung verfolgten wirtschaftlichem Zweck unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorschriften am nächsten kommt. Das Gleiche gilt, soweit der Vertrag eine von den Parteien nicht vorhergesehene Lücke aufweist.

Auflagen gemäß Sondergenehmigung der Stadtverwaltung Leinfelden-Echterdingen vom Feb. 2019 :

Die werktägliche Arbeitszeit von Arbeitnehmern darf 8 Stunden nicht überschreiten. Sie kann auf bis zu 10 Stunden nur verlängert werden, wenn innerhalb von 6 Kalendermonaten oder innerhalb von 24 Wochen im Durchschnitt 8 Stunden werktäglich nicht überschritten werden. Ruhepausen sind gemäß dem Arbeitsgesetz zu gewähren.
Die Auf- und Abbauarbeiten dürfen zum Schutz der Nachtruhe nicht vor 6:00 Uhr beginnen und nicht nach 22:00 Uhr enden.
(Die offiziellen Auf- und Abbauzeiten werden hiervon nicht berührt.)
Von der Veranstaltung dürfen keine Immissionen ausgehen, die in der Nachbarschaft zu Belästigungen führen.

Die Teilnehmer sind über den Inhalt dieser Festsetzung zu informieren.

Stand : 10.04.2019 diese Bedingungen sind immer in der letzten Version gültig. Änderungen vorbehalten.